Статья

Как создать личное пространство в open space офисе?

Офис формата open space может улучшить коммуникацию в коллективе или вызывать неловкое молчание.

15 января 2019

Офис формата open space может улучшить коммуникацию в коллективе или вызывать неловкое молчание. Если у сотрудников нет возможности поработать в укромном месте, значит пора пересмотреть планировку.

В течение рабочего дня у каждого человека возникает необходимость уединиться, например, чтобы поговорить по телефону с учителями своего ребенка, прочитать рабочую почту или обдумать важную бизнес-идею.

К сожалению, в некоторых офисах никуда не деться от ощущения, что кто-то может заглядывать вам через плечо или услышать ваш разговор, и таких офисов в США большинство . Поскольку личное пространство сотрудника обычно ограничено маленьким кабинетом с низкими перегородками, то неудивительно, что многие в итоге вынуждены заниматься личными делами на лестницах, кухне или даже в уборной.

«Но дело не только в неудобстве — такая рабочая среда мешает сосредоточенности, — утверждает Бернис Буше, глава отдела стратегического консалтинга JLL. — Недостаток личного пространства на работе — это настоящее преступление против продуктивности. Продвинутые компании признают, что личное пространство — это право, а не привилегия, и такой подход выгоден всем».

Более того есть множество доказательств, что коммуникация и взаимодействие сотрудников эффективны только тогда, когда у последних есть возможность избежать этого общения.

Скрытые преимущества правильно организованного офиса open space

Самый очевидный плюс офиса с открытой планировкой — это его экономичность, стоимость рабочего пространства на одного сотрудника может уменьшиться на 50%. Однако в долгосрочной перспективе преимущество офиса такого типа проявляется только в том случае, когда работники чувствуют в себе силы выдавать наилучший результат в нужное время и в нужном месте.

Для этого необязательно полностью проводить перепланировку офиса, иногда достаточно применить несколько простых инструментов. Передвижные панели могут обеспечить людям больше контроля над организацией рабочего пространства. Например, небольшая команда, сдвинув несколько таких панелей, может создать импровизированную переговорную.

Сотрудникам, работающим в небольших кабинетах с низкими перегородками, ширмы и растения помогут визуально разграничить пространство. А переговорные комнаты можно отделить от остального офиса с помощью матового стекла или жалюзи.

Для того, чтобы сделать переговоры приватными, можно поставить тихую фоновую музыку или белый шум. Используя в отделке кабинетов такие материалы, как войлок или шерсть, можно также свести уровень шума к минимуму.

Какая стратегия позволит преуспеть в долгосрочной перспективе?

«Оптимальным вариантом для создания удобного рабочего места, настраивающего на сосредоточенную и продуктивную работу, является модель, основанная на анализе деятельности сотрудников, — утверждает Фил Киршнер, помощник вице-президента группы по организации рабочих пространств и управлению изменениями JLL. — В этом случае у людей будет возможность использовать индивидуальные столы, переговорные или общественные площади в зависимости от задач, которые они решают в данный момент».

К разным рабочим зонам применяются различные правила. Например, в некоторых офисах есть «тихие зоны», где запрещено использование телефона. Во многих организациях комнаты отдыха и столовые спроектированы так, чтобы вовлекать сотрудников в коммуникацию, и в то же время там есть переговорные со звукоизоляцией.

Согласно исследованию Массачусетского технологического института, большинство сотрудников хочет, чтобы все необходимые элементы были в радиусе не более 12 метров от их рабочего места, поэтому, «телефонные будки» должны быть на каждом этаже или в каждом крыле офиса и четко визуально обозначены.

Оптимальное использование пространства

Буше отмечает, что хороший дизайн — это ключ к созданию привлекательного рабочего пространства, но еще важнее предоставить людям возможность использовать это пространство. В таких отраслях, как финансы, распространена культура контроля, которая заставляет сотрудников проводить практически все рабочее время за своими столами, чтобы показать менеджерам, что они действительно работают. Руководство банков работает над тем, чтобы изменить эту ситуацию, но требуется приложить дополнительные усилия к тому, чтобы менеджеры начали использовать имеющееся пространство в полной мере.

«Однако “презентеизм” (прим.: постоянное присутствие в офисе сверхурочно или выход на работу во время болезни) может испортить даже самый инновационно спроектированный офис. Если считается, что все должны сидеть и работать, то хождения по помещению кажутся пустой тратой времени, — поясняет Буше. — Менеджеры должны подавать пример использования пространства». Буше предлагает ставить особые цели, например, как минимум одно совещание проводить в открытом пространстве или как минимум три раза в месяц работать в кафе. «Если менеджеры хотят, чтобы их сотрудники действительно использовали имеющиеся площади, то их нужно стимулировать личным примером», — добавляет Буше.

Неправильное использование офиса формата open space создает сложности. При планировке рабочего пространства такого типа следует руководствоваться не только оптимизацией площадей, но и улучшением условий, которые стимулируют сотрудников работать эффективнее.