Статья

Как происходит цифровизация офисов госструктур во всём мире?

13 марта 2019

Крупные компании уже несколько лет работают над созданием современных и высокотехнологичных рабочих мест, которые привлекают талантливых специалистов и повышают эффективность работы сотрудников. Госсектор медленнее адаптируется к изменениям рабочей среды, однако и они уже запустили процесс цифровизации.

Примером может служить аппарат премьер-министра и кабинета министров Австралии, который предоставил служащим возможность выбирать формат время и место работы в разных офисах госструктуры в Канберре. По итогам удачного проведения ряда пилотных программ аппарат запустил внедрение инноваций.

Ряд стандартов, призванных обеспечить государственным служащим большую гибкость при выборе места и методов работы, ввело и правительство Канады. Система под названием GCWorkplace включает в себя наработки отделов IT и управления информацией, а также отдела персонала, службы безопасности и отдела технического обеспечения.

По словам Криса Ханта, руководителя отдела работы с государственными заказами компании JLL в Австралии, основной мотивацией для внедрения таких инициатив стали снижение стоимости и, что немаловажно, стремление улучшить условия труда: «Поколение миллениалов требует более удобных и технологичных рабочих мест, и госструктуры вынуждены реагировать на эти запросы. Следовать более гибкому подходу в работе сотрудников, чтобы оказывать госуслуги с использованием новых технологий».

Гонка технологий

Распространение облачных технологий, интернета вещей, искусственного интеллекта, приложений и автоматизации предоставляют правительственным учреждениям большой арсенал возможностей для цифровизации структур. Так, в ряде стран, включая Швецию и Аргентину, модернизация проводилась с подачи государства.

Министр цифровой трансформации Австралии Майкл Кинан в прошлом году сделал важное заявление: «Сейчас большинство людей уже не помнят, когда последний раз приходили в банк, поэтому сложные системы доступа, устаревшие бумажные формы и очереди к чиновникам тоже должны уйти в прошлое».

Правительство Австралии внедряет стратегию под названием Working Your Way, которая делает акцент на цифровые технологии. Сотрудники получают доступ к документам посредством мобильных устройств и новых решений, включая программу CabNet+, благодаря чему обеспечивается электронный документооборот с безопасным доступом для утвержденных пользователей.

Испытания схемы доказали, что она позволяет государственным учреждениям оказывать услуги на современном уровне. Уровень удовлетворённости сотрудников вырос с 34 до 88%, а продуктивность повысилась более чем на 35%.

Рабочие места городского совета Бристоляв Великобритании также стремятся к цифровизации процессов. За три года тысячи сотрудников перешли со стационарных телефонов на мобильные и с настольных компьютеров на ноутбуки, что обеспечило им гибкие условия работы. Также удалось увеличить пропускную способность здания городского совета 1930 года постройки с 400 до 2 000 человек, благодаря чему совет разместил под одной крышей большее количество партнеров.

Зачем раздвигать границы?

Джеймс Тонкин, руководитель отдела по сотрудничеству с федеральным правительством компании JLL в Австралии, отмечает, что правительственные учреждения часто рассматривают защиту секретных сведений в качестве причины для сохранения устаревших методов работы.

По его словам, привлечение технологических гигантов, таких как Microsoft, в качестве поставщиков облачных решений для федерального правительства Австралии является важным шагом. Он также отмечает, что государственные структуры, желающие отказаться от цифровизации ради безопасности, окажутся на обочине прогресса и не смогут обеспечить гибкость рабочего процесса сотрудникам, а значит и получить доступ к высококвалифицированным кадрам.

McKinsey and Company в своём руководстве по цифровой трансформации правительственных учреждений уточняет, что сегодня киберугрозы становятся все изощреннее, поэтому нет смысла пытаться защитить информацию от всех возможных атак, вместо этого лучше сосредоточить ресурсы на защите самой важной информации и не пренебрегать сотрудничеством с частным сектором по вопросам устранения угроз.

Возраст также имеет значение. Средний возраст служащих государственного сектора Австралии составляет 44 года, тогда как в частном секторе этот показатель равен 38 годам. Разумеется, старшие поколения служащих пользуются заслуженными преимуществами, но в то же время они могут иметь устаревшее мнение о том, как следует организовывать рабочие места.

Но даже с учетом консервативных тенденций все больше государственных органов встают на путь прогресса. Представитель JLL Крис Хант считает, что такой выбор идет только на пользу. По его словам, сама человеческая природа способствует выбору в пользу обмена идеями и сотрудничества, поэтому такие рабочие места привлекут больше кадров.